Blogi: Perinteisestä kokouksesta monikanavaiseen kohtaamiseen - yhtiökokouksen tekninen murros

Yhtiökokous strategisena kohtaamisena – miten tapahtumatekniikka mahdollistaa uudenlaiset ratkaisut

Suurten yritysten yhtiökokoukset ovat perinteisesti mielletty virallisiksi ja tarkkaan säädellyiksi tilaisuuksiksi, joissa pääpaino on päätöksenteossa ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämisessä. Samalla ne ovat kuitenkin yhä useammin merkittäviä kohtaamisia, joissa yritys viestii avoimuuttaan, toimintatapojaan ja tulevaisuuden suuntaansa laajalle joukolle osakkeenomistajia ja sidosryhmiä.

Tapahtumatekniikka ei muuta kokouksen luonnetta mutta se voi ratkaisevasti parantaa tapaa, jolla kokous koetaan ja miten sujuvasti se etenee.

Ääni on perusta, jonka varaan kaikki rakentuu

Jos ääni ei toimi, mikään muukaan ei toimi. Puheenjohtajan, hallituksen ja osakkeenomistajien puheenvuorojen on kuuluttava selkeästi koko tilassa ja etäyhteyksien kautta. Tämä pätee erityisesti suuriin yhtiökokouksiin, joissa puhujia on useita ja osallistujamäärä voi olla huomattava.

Kongressimikrofonijärjestelmät ovat tärkeä osa kokouksen hallintaa. Ne tukevat puheenvuorojen jakamista, selkeyttävät keskustelua ja auttavat puheenjohtajaa pitämään kokouksen aikataulussa.

Siinä missä huonosti toimiva äänentoisto saa kokouksen etenemään katkoittain ja aiheuttaa turhautumista sekä esiintyjissä että yleisössä, hyvin suunniteltu ja toteutettu äänentoisto on käytännössä huomaamaton.

Valaistus on yhä merkittävämmässä asemassa myös virallisissa tilaisuuksissa

Yhtiökokouksen valaistus ei ole show-elementti, mutta sillä on yllättävän suuri merkitys. Oikeanlainen valaistus:

• auttaa keskittymään pitkiin asiakokonaisuuksiin

• parantaa puhujien näkyvyyttä

• tukee kameratuotantoa ja striimausta

• korostaa yrityksen brändiä ja saa lopputuloksen näyttämään laadukkaasti ja ammattimaisesti toteutetulta

Erityisesti hybridikokouksissa valaistus on yksi keskeisimmistä tekijöistä etäosallistujien kokemuksen kannalta. Kun puhujat näkyvät selkeästi ja tila on tasapainoisesti valaistu, kokous tuntuu hallitulta ja ammattimaiselta myös verkkolähetyksen kautta.

AV-tekniikka ja sisällön sujuva esittäminen

Taloudelliset katsaukset, strategiset linjaukset ja muut esitykset ovat yhtiökokouksen ydinsisältöä. Niiden esittämisessä AV-tekniikan tehtävä on yksinkertainen mutta äärimmäisen tärkeä: sisällön on välityttävä selkeästi, katkeamatta ja oikeassa järjestyksessä.

Tämä tarkoittaa käytännössä:

• esitysten sujuvaa hallintaa

• ennakkotestausta ja vararatkaisuja

• visuaalista yhdenmukaisuutta koko kokouksen ajan

Kun tekniikka toimii, osallistujat keskittyvät sisältöön eivätkä siihen, seuraako esitys mukana.

Osallistamistekniikka ja päätöksenteon tukeminen

Osallistuminen on yhtiökokouksen ydin. Nykyaikaiset tekniset ratkaisut mahdollistavat keskustelun, kysymykset ja äänestykset tavalla, joka palvelee sekä paikan päällä että etänä osallistuvia osakkeenomistajia.

Osallistamistekniikka ei ainoastaan helpota käytännön toteutusta, vaan se voi myös lisätä osallisuuden tunnetta. Kun osallistuminen on vaivatonta ja selkeää, yhtiökokous koetaan avoimempana ja aidosti vuorovaikutteisena ilman, että kokouksen muodollinen rakenne kärsii.

Monikameratuotanto ja striimaus lisäävät avoimuutta

Yhtiökokouksen seuraaminen etänä ei ole enää poikkeus. Monikameratuotanto tekee tästä kokemuksesta huomattavasti miellyttävämmän ja selkeämmän.

Usean kameran avulla voidaan:

• seurata puhujaa luonnollisesti

• näyttää esitysmateriaalia selkeästi

• välittää kokouksen tunnelma myös etäosallistujille

Videotallenteet puolestaan palvelevat niitä osakkeenomistajia, jotka eivät pääse osallistumaan reaaliaikaisesti. Samalla ne tukevat dokumentointia ja läpinäkyvyyttä.

Tulkkaustekniikka kansainvälisessä toimintaympäristössä

Kansainvälisissä yhtiöissä kasvava osa osakkeenomistajista ei ymmärrä suomea. Mikäli kokouksen työkieleksi ei kuitenkaan haluta vaihtaa esim. englantia, voidaan simultaanitulkkauksen avulla yhtiökokous toteuttaa monikielisesti ilman, että kokouksen kulku hidastuu tai monimutkaistuu.

Kun tulkkaus integroidaan osaksi tapahtumatekniikan kokonaisuutta, kaikki osallistujat saavat saman tiedon samanaikaisesti. Tulkattu ääni välitetään katsomossa istuvalle yleisölle langattomasti ja pöydän ääressä istuvat osallistujat (johto, hallitus yms.) voivat kuunnella tulkkausta kongressimikrofoniensa kuulokeliitännästä. Tulkatut kieliversiot voidaan myös välittää livestreamin välityksellä etäosallistujille, jotka voivat valita kuuntelemansa kielen helposti.

Yhtiökokous teknisenä kokonaisuutena

Yhtiökokouksen tapahtumatekniikka ei ole yksittäisten laitteiden summa, vaan huolellisesti suunniteltu kokonaisuus. Kun tekniset ratkaisut tukevat toisiaan, kokous etenee hallitusti, luotettavasti ja nykyaikaisesti. Samalla avautuu mahdollisuus kehittää yhtiökokousta kohti saavutettavampaa, vuorovaikutteisempaa ja vaikuttavampaa tilaisuutta.

Mitä me voimme tarjota

DC Events Oy toteuttaa suurten yritysten yhtiökokousten tapahtumatekniikan kokonaisvaltaisesti - perinteisiä kokousratkaisuja ymmärtäen ja samalla uusia teknisiä mahdollisuuksia hyödyntäen. Suunnittelemme ja toteutamme teknisen kokonaisuuden, joka tukee päätöksentekoa, osallistumista ja kokouksen luotettavaa läpivientiä niin paikan päällä kuin etäyhteyksien kautta.